Estudiar carreras de Tecnología de Sistemas de Oficina
Tecnología de sistemas de oficina (office systems technology) es el nombre que muchos colleges de Norteamérica dan a la formación práctica para el trabajo administrativo en una oficina actual. Enseña los programas y procedimientos con los que funciona una oficina: procesador de textos, hojas de cálculo, bases de datos, presentaciones, gestión de archivos, comunicación empresarial y contabilidad básica. Otros centros llaman a la misma materia office technology, administrative office technology u office administration; en español se habla de ofimática, secretariado o gestión administrativa.
Estos programas preparan para el trabajo de secretarios y asistentes administrativos. La Oficina de Estadísticas Laborales de Estados Unidos (BLS) los describe como personas que utilizan programas informáticos para crear hojas de cálculo, gestionar bases de datos y preparar presentaciones, informes y documentos. También programan citas, organizan reuniones, gestionan el correo, mantienen bases de datos y archivos y llevan una contabilidad básica.
Qué se estudia
Los ciclos españoles de formación profesional de administración dan una buena idea del contenido. El ciclo de grado medio incluye módulos de tratamiento informático de la información, comunicación empresarial y atención al cliente, operaciones administrativas de compraventa y de recursos humanos, gestión de tesorería y técnica contable. El de grado superior añade ofimática y proceso de la información, gestión de la documentación jurídica y empresarial, protocolo empresarial, organización de eventos empresariales, inglés y una segunda lengua extranjera. En Estados Unidos, North Idaho College, uno de los centros del directorio, describe su certificado Administrative Office Technology como una formación práctica en tecnologías de oficina, gestión de archivos, procedimientos de oficina y programas informáticos.
Los programas orientados a oficinas médicas o jurídicas añaden la terminología y los procedimientos de esos sectores. Según la BLS, los secretarios médicos y jurídicos pueden necesitar formación adicional para aprender la terminología de su sector.
Titulaciones y niveles
- Formación profesional en España. Los títulos oficiales más cercanos son el de Técnico en Gestión Administrativa, un ciclo de grado medio de 2.000 horas, y el de Técnico Superior en Asistencia a la Dirección, un ciclo de grado superior de 2.000 horas. Los dos incluyen una fase de formación en empresa. Para el grado medio hace falta el título de Graduado en Educación Secundaria Obligatoria, uno equivalente o superior, o una prueba de acceso; para el grado superior, el título de Bachiller, uno equivalente u otro de los títulos admitidos, o una prueba de acceso.
- Certificados de colleges. En Estados Unidos y Canadá la materia se imparte sobre todo en community colleges y centros técnicos, como certificado o como parte de un título de dos años. North Idaho College ofrece Administrative Office Technology como certificado y Office Technology como certificado técnico intermedio que cada estudiante compone con asignaturas de contabilidad, administración de empresas, aplicaciones informáticas y estudios de asistente jurídico. Ambos se ofrecen en Coeur d'Alene y en línea.
- Títulos de dos años (associate degrees). Combinan la tecnología de oficina con formación general o con una especialidad. North Idaho College cita entre sus programas relacionados los Associate of Applied Science en Administrative Office Management y en Medical Administrative Assistant.
- Certificaciones de programas informáticos. La certificación Microsoft Office Specialist (MOS) se ofrece en más de 140 países y en 26 idiomas, según Certiport, la entidad que gestiona los exámenes. Tiene varios niveles, entre ellos Associate, para las competencias básicas, y Expert, para las avanzadas. Muchos cursos de ofimática preparan para ella; conviene preguntar al centro si el examen está incluido.
Dónde estudiar
SpainExchange recoge 22 centros activos de tecnología de sistemas de oficina: 19 en Estados Unidos, dos en Canadá y uno en España. Casi todos son community colleges. En España figura la Escuela Santa Clara, un centro de formación profesional para el empleo de Toledo. En Estados Unidos están, entre otros, Alamance Community College (Carolina del Norte), North Idaho College, Bergen Community College (Nueva Jersey), Century College (Minnesota), Roxbury Community College (Boston) y Baltimore City Community College. Los centros canadienses son Camosun College, en Victoria, y Lethbridge College, en Alberta.
En Estados Unidos y Canadá las clases son en inglés. Quien venga del extranjero debe confirmar con cada college si el certificado que le interesa tiene la duración y la dedicación a tiempo completo necesarias para solicitar una visa de estudiante; los certificados cortos a veces no las tienen. Algunos programas pueden seguirse también en línea.
Salidas profesionales
Quienes terminan estos estudios trabajan como asistentes administrativos, secretarios, recepcionistas y auxiliares de oficina y, con experiencia, como asistentes de dirección o responsables de oficina. Para el título español de grado superior, el Ministerio de Educación cita ocupaciones como asistente a la dirección, asistente personal, secretario de dirección y asistente jurídico. La BLS señala que los secretarios y asistentes administrativos trabajan en casi todos los sectores y que cerca de la mitad lo hace en la sanidad, la educación y los servicios profesionales, científicos y técnicos.
En Estados Unidos, los secretarios y asistentes administrativos ocupaban unos 3,5 millones de puestos de trabajo en 2025. La BLS prevé que el empleo total disminuya un 2 % entre 2025 y 2035, pero calcula unas 314.400 vacantes al año, todas para sustituir a quienes cambian de ocupación o dejan de trabajar.
Preguntas frecuentes
¿Hace falta un título universitario para trabajar como asistente administrativo?
Normalmente no. Según la BLS, en Estados Unidos quienes terminan la secundaria y manejan con soltura el procesador de textos y las hojas de cálculo suelen poder acceder a puestos de entrada, y no suele exigirse un título universitario. Para los puestos de asistente de dirección, las empresas pueden preferir a quienes tienen algunos estudios superiores o un título universitario.
¿En qué se diferencia office systems technology de office administration?
En la práctica, en muy poco. Los colleges usan nombres distintos para programas que enseñan ofimática, gestión de archivos y procedimientos de oficina. Conviene comparar las asignaturas, no los nombres.
¿Se puede estudiar esta materia en España?
Sí, dentro de la formación profesional. Los ciclos de Técnico en Gestión Administrativa y de Técnico Superior en Asistencia a la Dirección tienen 2.000 horas cada uno e incluyen una fase de formación en empresa.